by C’è qualcosa di così elettrizzante in un nuovo pianificatore vuoto. Tante possibilità! Tale organizzazione! Una nuova me! Tuttavia, il mio track record nel mantenerne uno è spaventoso (RIP a tutti i pianificatori che ho compilato solo ⅓ del percorso). Invece, salto da uno “strumento” organizzativo all’altro: calendari di Google, lavagne, persino il retro della posta indesiderata che non ho ancora riciclato. Ma quando inevitabilmente perdo traccia delle informazioni di cui ho più bisogno, ricorro al buon vecchio stile ricordando.
E questa, amici miei, è una ricetta per l’esaurimento mentale che non posso raccomandare.
L’anno scorso, mentre stavo apprendendo da poco della mia diagnosi di ADHD da adulto, ho iniziato a vedere le reti caotiche che stavo tessendo nella speranza di essere produttivo, di essere Meglio. Per così tanto tempo ho creduto di non essere bravo Abbastanzao sforzandosi Abbastanza, per rimanere organizzati. Ero disorganizzato, sì, ma con questa nuova diagnosi ho capito che tutti i miei sforzi per rimanere “in cima alle cose” erano in realtà strategie di coping per un cervello che bramava più dopamina.
“Per così tanto tempo ho creduto di non essere bravo Abbastanzao sforzandosi Abbastanzaper rimanere organizzati.
Avevo semplicemente bisogno di trovare un nuovo sistema che coinvolgesse costantemente i miei sentimenti di realizzazione, gioia e novità. Una raccomandazione coerente veniva fuori da molti dei video e dei post del blog che stavo leggendo, e quella era un’app nuova per me chiamata Notion.
Notion è un’app per prendere appunti e produttività che può essere personalizzata in base alle tue esigenze e al tuo stile di lavoro. Fondata nel 2013 da Ivan Zhao, Chris Prucha, Jessica Lam, Simon Last e Toby Schachman, è un singolare dashboard in cui sia le persone che le aziende possono catturare pensieri, gestire progetti e organizzare… beh, qualsiasi cosa.
“Notion è un’app per prendere appunti e produttività che può essere personalizzata per adattarsi alle tue esigenze e al tuo stile di lavoro […] è un cruscotto singolare in cui sia gli individui che le aziende possono catturare pensieri, gestire progetti e organizzare… beh, qualsiasi cosa.”
Pensalo come Google Docs, ma con un sistema di collegamento più avanzato, come il tuo Wiki personale. Il tutto si basa sull’idea di blocchi e database che possono essere riconfigurati in nuove viste che ti aiutano di più. Con Notion, puoi fare cose come nidificare attività in progetti, fare clic e trascinare elementi tra le date, tracciare una sequenza temporale e archiviare quelle note che non ti servono più ma proprio non riesco a sbarazzarsi di. La versione gratuita, che utilizzo, ti consente di utilizzare l’area di lavoro da solo, sebbene molte persone gestiscano team e persino aziende con piani a pagamento. (A proposito, questo post non è assolutamente sponsorizzato, adoro questa app e voglio che il mondo lo sappia!)
Tuttavia, non è così semplice come scaricare l’app e Ecco! Improvvisamente sei organizzato. L’idea è tanto utile e interessante quanto la fai tu, un po’ come un pianificatore della vecchia scuola. Quando ho iniziato a utilizzare l’app per la prima volta, ho cercato voracemente YouTuber, blogger e modelli da ottimizzare tutte le cose.
Quell’energia ha iniziato a diminuire, però, quando non ho trovato persone che creavano sistemi che mi piacessero usare a lungo termine. Alla fine ho scoperto un corso dal suono stregato che prometteva di insegnarmi come usare Notion per creare incantesimi di sistema, chiamato Notion For Magical Baddies. Voglio dire, andiamo. Michelle Pellizzon di Holisticism, che ha tenuto il mio corso, ha notato che è stato progettato per “portarti nel luogo in cui ti fidi di te stesso, dei tuoi sistemi e del tuo cervello per fare ciò che dovrebbe fare”. Fiducia in se stessi? Sistemi? Gif carine ovunque per illuminare il mio cervello? Iscrivimi.
“Tengo Notion sul mio telefono, iPad e desktop, quindi non importa dove lo aggiorno (dal letto o da un bar il venerdì sera), i miei pensieri vanno nello stesso posto.”
Ora, sei mesi e più modelli di tentativi ed errori per diventare un utente di Notion, ho creato un sistema che funziona per il mio cervello. Non è limitato alle linee e ai limiti di un tipico pianificatore e ho meno ostacoli per tenere traccia del mio lavoro. Ed è disponibile sul mio telefono, iPad e desktop, quindi non importa dove lo aggiorno (dal letto o da un bar il venerdì sera), i miei pensieri vanno nello stesso posto.
Se sei incuriosito, ecco una rapida panoramica delle informazioni e dei flussi di lavoro che Notion mi ha aiutato a migliorare. Includo anche alcuni collegamenti utili per video e modelli di persone che svolgono lavori simili, perché non tutti abbiamo tempo o denaro per un corso approfondito. 🤓
- Posta in arrivo qualunque cosa. Tutto ciò che mi passa per la mente arriva direttamente nella mia casella di posta. È un raccoglitore per attività lavorative, note personali e tutti i collegamenti che amo. È un database di sciocchezze assolute, che è guarda caso come appare il mio cervello 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Non appena mi viene in mente qualcosa, posso archiviarlo per un esame successivo: scatto persino foto come promemoria e le invio a Notion!
Il web clipper di Notion è una specie di pulsante “Pin It”, ma per articoli, canzoni, gli dai un nome e puoi ritagliarlo. (Inoltre non l’hai sentito da me, ma a volte inserisce articoli protetti da paywall completi nel tuo spazio di lavoro di Notion in modo che tu possa leggerli lì. Comodo se non puoi permetterti ottomila abbonamenti, il che diventa difficile anche per i più pro- appassionato di giornalismo pagato là fuori.)
Il mio vecchio metodo era semplicemente quello di interrompere ciò che stavo facendo e seguire una nuova scia di pangrattato, non un approccio che consiglio.
- Mettere i pensieri al loro posto. Da lì, svuoto la mia casella di posta una o due volte al giorno, così posso tenere il disordine della mia mente fuori dalla mia dashboard quotidiana. Lontano dalla vista, lontano dalla mente è una benedizione e una maledizione; se vedo troppe note divento confuso e senza direzione. Ma se non lo faccio Mantenere i miei appunti, mi dibatto e un semplice progetto può richiedere un’ora anziché minuti.
Nel mio corso di nozioni con l’olisticismo, Michelle ha spiegato che lo svuotamento di una casella di posta richiede idealmente meno di cinque minuti… ma ho sempre molti pensieri, quindi ci vogliono circa 15 o 20. Trascino ogni oggetto dove deve vivere Nozione. Se si tratta di un compito, lo sposto nel mio calendario, lo dettaglio con note, date e collegamenti importanti e lo metto dove deve andare usando un sistema ogni settimana chiamato Monday Hour One.
Se è solo qualcosa che ho letto o mi è piaciuto e voglio salvarlo per dopo, lo archivierò nel mio database di Second Brain (un concetto di Tiago Forte che ho imparato da Holisticism). E se è una di quelle varie cose da fare di due minuti che attraversano la mia scrivania, la archivio per elaborarla durante la mia “ora del caos”, quindi non devo vederla sulla mia lista tutto il giorno. Sì, l’ora del caos è sul mio calendario, e sì, è delizioso.
- Nidificare le attività nei progetti e dare loro il tempo di brillare. Alla veneranda età di 33 anni, sto imparando la differenza tra progetti e compiti (il progetto è uscire di casa, il compito è lavarmi i denti, che concetto!).
Scrivere un articolo come questo non è un singolo compito, è un progetto che richiede più passaggi. Invece di “scrivere quel post su Notion” come una singola cosa da fare nel mio lungo elenco di elementi di lavoro quotidiani, inizio con il primo passaggio, come prendere appunti o ricerche, e salvare lo schema, la bozza e le revisioni per dopo.
Fondamentalmente invece di mettere una pizza intera nel mio piatto, la seleziono pezzo per pezzo e conservo il resto per quando avrò di nuovo fame. Ecco alcune idee per creare diversi elenchi di attività.
- Festeggiando quello che ho fatto. Avere uno spazio centrale per i miei successi significa che posso vedere cosa ho effettivamente fatto, invece di accartocciare post-it completati e buttarli via come uno scrittore torturato. Quindi le mie revisioni mensili e annuali sono diventate molto più semplici! Sono stato anche in grado di guardare indietro ai luoghi in cui sto svolgendo un lavoro ridondante e posso combinare le attività per risparmiare tempo a lungo termine.
Con l’ADHD, è facile decidere che “tutto va male” o “tutto va bene” se non hai una prova tangibile di tutto il lavoro che hai fatto. Forse è sciocco, ma Notion è diventato una sorta di diario di lavoro e mi aiuta a ricordare i miei contributi al team. Una vittoria di autostima.
- Monitoraggio degli obiettivi personali e creativi. La maggior parte di ciò per cui ho usato Notion è stato legato al lavoro, ma sono entusiasta del potenziale che ha per ospitare i miei obiettivi come persona. Come persona con un cervello squiggly, vivo concretamente nel presente e in modo molto astratto nel futuro, il che significa che creare e attenersi a progetti e obiettivi personali è quasi impossibile per me. Attualmente sto costruendo “Emily’s Guide to the Galaxy”, che è una dashboard di Notion personale che presenta i miei valori, obiettivi e idee su cui vorrei agire. Il modello di Lavendaire e il tour di Notion su questo argomento sono particolarmente stimolanti.
Ad esempio, sono stato in grado di organizzarmi in modo significativo per un viaggio da solo di due settimane in cinque città attraverso la Spagna, come qualcuno che non ha mai viaggiato fuori dagli Stati Uniti. My Notion era lì ad ogni passo per ricordarmi dov’erano i miei Airbnb, i luoghi che volevo vedere e le frasi spagnole che dovevo ricordare per non risaltare… tanto.
Alla fine della giornata, mi affido a Notion per lasciare che il mio cervello faccia ciò che sa fare meglio: dimenticare. Se riesco a creare un sistema divertente e coinvolgente che mi permetta di archiviare i miei pensieri prima che scompaiano, posso mettere meno stress sulla mia mente esausta. E poiché è tutto un ecosistema circolare, significa che avrò più energia per essere creativo e, sì, per creare spazi di lavoro e sistemi Notion più sciocchi che mi rendono felice.
“Alla fine della giornata, mi affido a Notion per lasciare che il mio cervello faccia ciò che sa fare meglio: dimenticare.”
Se provi Notion e scopri che non fa per te, va bene! Spero però che tu possa prenderti un momento per guardare quali tuoi sistemi stanno (e non stanno) funzionando, e per esplorare se c’è un approccio nuovo e creativo che puoi adottare per salvarti dalla tensione mentale ed emotiva.
Se un’agenda a righe e datata è la cosa migliore per te, segui questa nozione. Crea i tuoi sistemi, alle tue condizioni. Non devi trovare il successo allo stesso modo degli altri.
Hai questo.
Emilia Torres è il direttore editoriale di The Good Trade. Nata e cresciuta in Indiana, ha studiato scrittura creativa e economia all’Università dell’Indiana. Di solito puoi trovarla nel suo colorato appartamento di Los Angeles che tiene un diario, si prende cura dei suoi conigli e del suo gatto o gioca.
